Bismillah…

Tahun 2013 adalah one of my best years. Salah satu tahun terbaik yang pernah saya lewati. Masalahnya bukan kepada pencapaian yang berhasil saya dapatkan, tapi karena saya berhasil menjalankan teori “Time Management” dengan sangat baik walau belum sempurna. Mungkin jika ditarik prosentase kesempurnaan maka saya mengatakan sekitar 30%. Bayangkan, hanya 30% dari waktu setahun saya yang saya gunakan dengan sangat efektif. 30% ini saja hasilnya sudah luar biasa. Bagaimana jika saya berhasil menaikkan tingkat produktifitas saya?

Sebelumnya, saya harus berterima kasih kepada Cal Newport, seorang alumni MIT yang saat ini menjadi asisted dosen di Georgetown University-USA. Tahun lalu, saya mengaplikasikan salah satu cara paling efektif dalam dunia akademisi yaitu DEEP WORK. Tentu saja deep work ini tidak akan sempurna jika saya tidak memiliki manajemen waktu yang baik. Pelaksanaan deep work ini saya seimbangkan dengan time blocking management juga mengaplikasikan beberapa teori manajemen waktu. Hasilnya memang MENCENGANGKAN. Anda bisa mengecek disalah satu tulisan saya tentang meneropong 2013.

Dan mulai hari ini, 1 Mei 2014. Saya akan mencoba merefleksikan diri saya untuk memulai lagi mengimplementasikan DEEP WORK. Cukup terlambat untuk memulai di 2014, tapi saya tidak pernah menyesali karena memang beberapa bulan terakhir saya disibukkan dengan aktivitas pencarian beasiswa S3 dan pendaftaran sekolah doktoral saya. Well, jika tidak ada halangan dan rintangan, kemungkinan awal September saya akan memulai studi S3 saya. Jadi ini saatnya memulai DEEP WORK.

Ada beberapa hal yang perlu saya lakukan sebelum melakukan deep work.

Pertama: Merefleksikan aktivitas dan kemampuan manajemen waktu saya saat ini.

Saya akan coba mengaplikasikan teori time management matrix yang saya dapatkan dari salah presentasi PhD time management oleh Gita Subrahmanyam dan Matthew Conway (2010). Setidaknya ada 4 kriteria time management matrix yaitu:

1. Important – Urgent: Semua agenda yang berhubungan dengan rencana studi PhD saya. Aktivitas yang sangat penting dan berkaitan langsung dengan kesuksesan sekolah saya nanti. Aktivitas ini seperti: Mempelajari 2 buku rekomendasi supervisor saya sebelum memulai studi, critical reading and analysis beberapa paper profesor saya yang juga diberikan beliau, improving my ability on Java programming language dengan cara mengimplementasikan konten paper ke dalam programming. Dibagian ini anda harus melakukannya dengan teori DEEP WORKING.
2. Important – Not Urgent: Bagian ini menunjukkan semua aktivitas yang tidak ada hubungannya sama sekali dengan rencana studi S3 saya tetapi mampu mensupport rencana melakukan deep working. Contohnya: Mengantarkan Istri dan anak (family), membuka jaringan support dana pra-keberangkatan S3 saya (saat ini baru ke 4 lembaga), teaching stuff, persiapan mengisi seminar/kajian, olahraga, liqo/halaqah, nulis buku. Untuk aktivitas ini rumusnya SPEND BULK of your time here. Ini menunjukkan bahwa akan banyak waktu saya habis disini. Banyak bukan berarti akan menurunkan jumlah waktu saya untuk melakukan aktivitas IMPORTANT-URGENT.
3. Not Important – Urgent: Aktivitas disini adalah semua atktivitas yang cenderung TIDAK PENTING, tapi perlu segera diselesaikan. Maka rumusnya adalah DO IT QUICKLY but not PERFECTLY. Jadi perhitungkan KECEPATAN bukan AKURASI. Contohnya adalah membalas email penting, membeli keperluan RT seperti belanja bulanan/mingguan/bayar listrik atau air.
4. Not Important – Not Urgent: Inilah aktivitas paling USELESS. Sungguh banyak menghabiskan waktu yang sangat tidak penting. Saya berkali-kali berpikir betapa Islam telah mengajarkan konsep ini sejak lama, tapi kita tidak mengejawantahkannya kedalam proses yang lebih operasional. Aktivitas ini diantaranya adalah “sibuk” MEDSOS seperti Twitter or Facebook, spending time yang tidak bermanfaat, menonton, dan aktivitas hiburan lainnya. Rumusnya adalah REJECT or DOWNSCALE. Jangan lakukan atau kurangi. Bagian ini termasuk menolak aktivitas lain yang berkaitan dengan janji atau jenis pekerjaan untuk membantu orang lain yang sebenarnya tidak urgent. Jadi BERANILAH UNTUK MENOLAK.

Dalam pekan ini saya akan merumuskan matrix saya dan merefleksikan semua jenis aktivitas saya di 4 kuadran ini.

Kedua: Melakukan list time spending untuk semua aktivitas saya dalam sepekan/sehari-hari

Setelah melist aktivitas saya dalam 4 kuadran di atas, saya akan mencoba menuliskan dengan detail time spending saya untuk semua aktivitas di 4 kuadran di atas. Saya PERCAYA dan SANGAT YAKIN. Waktu saya akan banyak habis di kuadran terakhir (cuma bisa istighfar). Saya akan melist dengan detail waktu-waktu yang habis untuk 4 kuadran diatas dan mencoba menerapkan rumus diatas.

Ketiga: Membuat agenda mingguan dan harian dengan mengaplikasikan teori time blocking dan timer

Saya akan membagi secara rinci aktivitas harian saya dalam hitungan jam atau menit agar waktu tidak terbuang sia-sia.

Kenapa sih harus repot-repot dan sangat detail dengan manajemen waktunya?

Karena saya sangat setuju dengan teori Cal Newport,

Semakin detail manajemen waktu anda, semakin bagus pula kualitasnya. Semakin bagus kontrolnya, semakin bagus pula efeknya

Tentu saja saya tidak peduli dengan omongan orang lain dan teori mereka tentang manajemen waktu, karena saya sudah pernah merasakan manfaatnya tahun lalu sehingga saya perlu mengulanginya lagi. Kali ini dengan penataan yang lebih sempurna.

Metode time blocking juga akan saya terapkan, sama seperti yang sudah pernah saya lakukan di tahun 2013. Kali ini akan lebih baik dari sebelumnya. Saya akan membeli buku berukuran sedang yang akan merinci semua aktivitas seharian saya termausk mengontrol dan memastikan ia berjalan sesuai harapan saya. Tentu saja saya juga bisa menggantikannya dengana aktivitas lain jika memungkinkan. teori time blocking ini perlu ditulis dengan cerita tersendiri. Sedangkan timer fungsinya untuk menghitung spending time saya dan membuatnya menjadi game.

Keempat: Menjaga komitmen dan kesehatan

Saya kira, saya bukan LACK of MOTIVATION tapi LACK of COMMITMENT. Jadi saya akan komit dengan janji saya seperti yang pernah saya lakukan. Kali ini I will done perfectly. Komitmen apa yang dimaksud? komitmen untuk menjalankan jadwal harian yang sudah saya lakukan, termasuk mengurangi aktivitas GA PENTING 🙂

Berikutnya adalah MENJAGA KESEHATAN. Kalo soal kesehatan ini saya diposisi yang cukup ideal. Rutin olahraga (1-2 kali badminton sepekan), makan cukup teratur dengan gizi yang lumayan (dalam perspektif saya), serta waktu tidur yang sangat cukup. Tiga hal ini akan sangat menunjang rencana deep work saya.

Itulan 4 tahap yang akan saya jalani untuk belajar (lagi) tentang deep work. Jika anda ingin tahu lebih jelas tentang deep work, baca saja link yang saya kasih di atas. Insha Allah, suatu waktu saya akan membaginya di sini.

Surabaya, 1 Mei 2014